¿CONVIENE CONVOCAR A UNA CONFERENCIA DE PRENSA?

Uno de los grandes retos que se presentan para el responsable de la comunicación dentro de una organización, o para su ejecutivo de cuenta de la agencia de relaciones públicas, es el decidir si para comunicar lo que se quiere, es necesario convocar a una conferencia de prensa.

Al respecto, son varios los factores a considerar para evitar un fracaso en la convocatoria y en la comunicación misma.

El primero de ellos es el entender la finalidad de una conferencia de prensa.- Determinar, de acuerdo con la estrategia de relaciones públicas, qué se quiere comunicar, a quién y con qué intensión. ¿Se tiene claro cuál es el público al que se desa comunicar? ¿La conferencia agrega valor al objetivo que la empresa persigue? ¿Se tiene claramente estructurado el mensaje a transmitir?

La conferencia de prensa es una herramienta muy útil cuando se tiene que informar algo que debido a su importancia, repercute significativamente sobre la operación o el desarrollo de una institución y/o afecta a grandes núcleos de la sociedad; es decir, es algo de interés público y, por lo tanto, puede significar noticia.

Puede ser de gran ayuda cuando se quiere realizar un anuncio de gran impacto como podría ser, en el terreno de los negocios, una fusión, una adquisición, una quiebra, un cierre de operaciones o un lanzamiento de un producto o servicio que generará beneficios. Lo mismo puede resultar el mejor canal para dar explicaciones públicas sobre algún tema o circunstancia que por su impacto, afecta a ciertos grupos de la sociedad.

O, finalmente, puede resultar frustrante para los medios si lo que se busca es lograr publicidad gratuita.

Un segundo factor es el peso noticioso de lo que se desea transmitir a las audiencias a través de los medios de comunicación. El elemento principal de una conferencia de prensa es la noticia. Hay que tener presente que no todo lo que es bueno y positivo dentro de una organización, pública o privada, puede constituir noticia para los medios de comunicación, ni puede resultar relevante para ciertas audiencias.

Básicamente, se convoca a una conferencia de prensa para anunciar algo importante y para presentar a expertos que respondan a las preguntas de los medios. No obstante, el interés noticioso puede variar de medio a medio y de ciudad a ciudad e inclusive hay medios que prefieren no asistir a estas conferencias y optan por obtener información a través de sus propias investigaciones.

La tercera variable se refiere al vocero y los mensajes.- las pregunta son: ¿Se tiene a un vocero de buen nivel jerárquico o de reconocida experiencia? ¿Se cuenta con información y mensajes que puedan despertar el interés de los medios y generar noticia? En ambos casos ¿el vocero está capacitado para comunicar adecuadamente los mensajes y mantener el objetivo de comunicación?

Muchas veces no basta con tener un vocero experto y/o de buen nivel jerárquico dentro de la institución. Si el mensaje no es noticioso, si se pierde el objetivo de comunicación o si el vocero no es convincente y creíble, el esfuerzo habrá sido vano.

Se puede tener al mejor y más experimentado vocero, pero si “no da nota”, lo más probable es que los medios traten de obtenerla, al finalizar el evento formal, aun cuando no se relacione con el tema de la conferencia.
Se puede tener una gran noticia, pero si el vocero no es capaz de transmitir adecuadamente los mensajes, convencer y sonar confiable, el tema podría ser cuestionado.
Se puede tener al vocero confiable y creíble, la mejor noticia y los mensajes “vendedores”, pero si el vocero cae en otros temas coyunturales o controversiales, se habrá perdido el objetivo de comunicación.

Una cuarta variable es la fuente informativa.- Para convocar a una conferencia es importante tener claro a qué reporteros se va a citar. Ello estará en función del mensaje que se quiere comunicar. ¿La información que se quiere transmitir es de interés de los medios a quienes se piensa convocar?

Durante una conferencia de Prensa con Lee Iacocca,
en un hotel de la Ciudad de México



No sólo hay que pensar, por ejemplo, en que se va a invitar a la “fuente de negocios”, ya que en la actualidad este sector está especializado por industrias: telecomunicaciones, banca, mercado de valores, comodities, construcción, transportes e infraestructura, farmacéutica, automotriz, etcétera. Lo mismo sucede en deportes, en información nacional, en política y en prácticamente cada sección de un diario o de un noticiario. Si se convoca a la fuente informativa equivocada, el esfuerzo puede fracasar.

Ponderar estas variables permite orientar la toma de decisión sobre la conveniencia de convocar a una conferencia de prensa. Pero hay que tener presente que aún si se está seguro de que ese es el mejor camino para comunicar los mensajes específicos de la institución, existen variables fuera del control del organizador (sea de la propia institución o de su agencia de relaciones públicas) que pueden afectar el desempeño de la conferencia de prensa.

Factores como un imprevisto noticioso de impacto nacional (por ejemplo, un atentado, la muerte súbita de un funcionario público, un accidente masivo), la convocatoria a la misma fuente informativa por parte de una organización con mayor peso e influencia pública, el “canibalismo” de otros eventos a la misma hora, son sólo un ejemplo de lo que puede interferir con el éxito de la conferencia de prensa. Y, en serio, no hay nada más tensionante que los minutos de espera a que lleguen los medios a una conferencia de prensa.



En mi experiencia, muchas veces es preferible redactar y dar seguimiento a un buen comunicado de prensa y promover entrevistas en corto, inclusive telefónicas, que arriesgar la pérdida del objetivo de comunicación en una conferencia de prensa.