Recientemente leí una información sobre kits
de sobrevivencia para los aventureros que deciden adentrarse en una selva, una
montaña, un bosque o cualquier lugar alejado de la “civilización”. Entre las
recomendación figuran: Objetos punzo cortantes,
cuerdas, elementos de
señalización y encendedores.
Dicha información me trajo
a la memoria un aprendizaje muy útil para el desempeño de mi trabajo en
relaciones públicas y organización de eventos, especialmente en años en que la
tecnología no estaba tan avanzada.
¿A quién no le ha fallado
el sonido o el video al momento de iniciar una presentación? ¿Y qué decir de
cuando se agota la batería de la grabadora justo al comenzar una entrevista, o
cuando alguno de los reporteros invitados no trae libreta o pluma? Ni qué decir
de cuando un evento es al aire libre y se requiere fijar alguna señalización o
colgar alguna manta.
En otra ocasión, acompañé a
un cliente a una entrevista presencial con una reportera de un diario de
circulación nacional. Antes de iniciar la entrevista, la reportera probó
repetidamente su grabadora, hasta convencerse de que las baterías ya estaban
bajas. ¡Qué atinado hubiera sido llevar conmigo un paquete de pilas que pudiera
obsequiarle a la reportera! Lo que sí tenía era mi grabadora (en ese entonces
de casete) con pilas nuevas, por lo que al finalizar la entrevista le facilité
mi casete a la reportera, quien amablemente me lo regresó al día siguiente,
junto con un ejemplar de su nota.
Estas pequeñas experiencias,
entre otras similares, me llevaron a pensar en la necesidad de tener siempre a
la mano algunos elementos que pudieran ayudarme a enfrentar situaciones Inesperadas, ya fueran propias o de algún periodista, idea que fue reforzada
por mi jefe, quien se encargó de diseñar lo que denominó el “Kit de sobrevivencia”.
CONTENIDOS
DEL KIT
Un Kit de sobrevivencia es
un maletín o bolsa que contiene los elementos que uno requeriría para
sobrevivir durante un tiempo determinado en caso de una situación especial. Lo que
se busca es salir adelante en las primeras horas de una situación complicada y,
dado que este tipo de situaciones se presentan de improviso, es importante que
el equipo sea revisado cada seis meses para asegurarse de que los productos están
vigentes y funcionales.
En mi caso, el kit
consistía en un maletín del tipo del que utilizaban los pilotos de aviación
para sus manuales, mismos que reunían características que los hacían muy
prácticos: eran ligeros y algunos
- Engrapadora y caja de grapas
- Cinta adhesiva, masking tape y hojas auto adheribles para notas
- Algunos folders, perforadora y broches “Baco”
- Hojas de cartulina opalina y de papel bond
- Libreta para apuntes tamaño “reportero”, lápices y bolígrafos extras
- Caja de clips (de diferentes tamaños)
- Extensión eléctrica con múltiples entradas y adaptadores para “Aterrizar” la corriente
- Martillo, pinzas y clavos de diferentes tamaños
- Rollo de cordón, resistol y kola-loka
especialmente cuando se trataba de eventos fuera de la
ciudad o de un hotel, así como en sitios poco comunes como estacionamientos de
centros comerciales o playas. Por su capacidad incluso eventualmente podía
llevar una lap top adicional.
Alguna vez me tocó
organizar un viaje con medios para cubrir la inauguración de una planta de gas a
40 minutos de la ciudad de Monterrey. Debido a las circunstancias del lugar, no
era posible habilitar al menos una pequeña sala de trabajo para los medios, aun
cuando sí fue posible tener conexión de internet. Con la confianza de que por
lo general los reporteros tienen a su disposición los elementos mínimos
necesarios para trabajar, uno de ellos no llevaba lap top. Como parte de mi “Kit
de Sobrevivencia” incluí una computadora que pude prestarle, conectada a
corriente gracias a la extensión que era parte del kit.
En la actualidad ya no es tan necesario un “kit de sobrevivencia” como
el que describo. Ello no significa que un ejecutivo de relaciones públicas pase
por alto el que puedan surgir situaciones imprevisibles antes o durante la
realización de un evento. La diferencia está en la forma y los apoyos de que se
puede disponer hoy día gracias a los avances en la tecnología.
Imaginemos un evento a primera hora de la mañana en el que el cliente
hará la presentación de un nuevo producto y que su computadora con la
presentación sufre un accidente y queda inhabilitada; para colmo, no tiene la
presentación en una memoria USB externa. El “kit de sobrevivencia”, en este
caso, podría estar integrado con una memoria USB o un CD con la presentación
autorizada, poner la presentación en “la nube” o auto enviarla por correo
electrónico o a través de una página de envíos “pesados”.
Con la actual tecnología, habría que considerar que un “kit de sobrevivencia”
podría incluir los siguientes elementos:
- Una lap top de reserva
- Una memoria USB de gran capacidad o un disco duro externo (los hay compactos hasta de 1 terabite)
- Un teléfono celular con suficiente batería para video grabar, grabar audio e inclusive para proyectar, y con suficiente crédito para transmisión de voz y datos.
- Una batería externa para el celular y para la lap top
- Libreta para apuntes tamaño “reportero” y bolígrafos extras
- Hojas auto adheribles para notas
- Extensión eléctrica con múltiples entradas y adaptadores para “Aterrizar” la corriente
- Una tarjeta bancaria con suficiente crédito para comprar o rentar lo que sea necesario
En las escuelas enseñan que el ejecutivo de relaciones públicas debe
tener capacidades para organizar eventos que coadyuven al posicionamiento de su
cliente. Lo que casi siempre se omite en la enseñanza es el prevenir los
imponderables que, a la postre, pueden resultar contraproducentes para ese
cliente.
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