LAS DOS CARAS DE LA MONEDA INFORMATIVA II

La moneda sigue en el aire respecto al tema de la semana pasada sobre la pregunta de si las agencias de relaciones públicas desesperan a los medios o viceversa. Algunos comentarios recibidos coinciden en que la moneda mostró más la cara en torno a los medios de comunicación que a las agencias de relaciones públicas.

Según el estudio de News Aktuell citado la semana pasada, el 10 por ciento de las agencias de relaciones públicas están convencidas de que los periodistas no son ya “estrictamente necesarios” para el desempeño de su trabajo. Aún cuando no se especifica la razón de ello, es posible que se deba a ciertas circunstancias, muchas de ellas de cortesía profesional, que los reporteros pierden de vista en afán de obtener la materia prima para su trabajo: información y entrevistas.

Las siguientes son algunas cosas que desagradas a las agencias de relaciones públicas en su trato con los medios.

Invitaciones, confirmaciones y asistencia a eventos

Por lo regular las invitaciones a eventos y conferencias de prensa se hacen con la anticipación suficiente para que los medios la agenden y generalmente se solicita confirmar asistencia. ¿Cuál es la incomodidad?

1. Salvo en casos excepcionales, los medios per se no confirman la asistencia.
2.  Durante las llamadas de confirmación, algunos medios solicitan se les reenvíe la invitación.
3. Al final, se genera un listado de medios que confirmaron, que se comparte con el cliente. Sin embargo, por diferentes circunstancias no siempre aparecen en el evento todos los que confirmaron y la mayoría de los que asisten llegan, escalonadamente, después de la hora de la cita.

El resultado de lo anterior se traduce en una expectativa de asistencia que no siempre se ve cumplida, tensión en el ejecutivo de la agencia de relaciones públicas y, por lo general, disgusto en los clientes.

Solicitudes de entrevista

La entrevista es la herramienta fundamental de los periodistas. La necesidad de solicitar una con algún directivo de empresa puede obedecer a la agenda del propio reportero, a una orden del editor o a un tema coyuntural. Si la labor de la agencia de relaciones públicas es obtenerla y asesorar al cliente respecto a la solicitud. ¿Cuál es la incomodidad?

1. Inmediatez. Eventualmente algún reportero puede solicitar realizar una entrevista en las siguientes dos o tres horas porque: se le había olvidado, se acerca el “cierre” y no tiene información o, en el caso de programas o noticiarios en medios electrónicos, porque se le “cayó” una entrevista programada y necesita llenar el espacio, generando presión en la agencia de RP. Mientras no exista una situación de crisis, las entrevistas se pueden programar en lapsos razonables que no afecten el trabajo del reportero ni compliquen la agenda de los clientes. Aun en situaciones coyunturales, a veces los clientes requieren de tiempo para prepararse y hablar con bases fundamentadas.
2. Puntualidad.- Las más de las veces la agenda de los directivos de empresas están saturadas y es complicado abrir un espacio para conceder una entrevista a algún medio, especialmente si es presencial; por su parte, el ejecutivo de relaciones públicas tiene que realizar  ajustes en sus actividades para acompañar al medio durante la entrevista. Si por alguna razón el reportero llega demorado, el directivo podría ocuparse en otra cosa y: limitar el tiempo para la entrevista, cancelarla, o iniciarla minutos más tarde. A la postre, la agenda del ejecutivo de relaciones públicas sufre modificaciones.

 Visita a instalaciones fuera de la ciudad

Es común que las empresas permitan visitas de medios a sus instalaciones fabriles o de otra índole fuera de la ciudad.

La operación es similar a la de las invitaciones a eventos, excepto que las cosas se complican si alguno de los medios invitados incurre en circunstancias como:

1. El medio confirmó pero llega tarde o no asiste.- Si el trayecto se hace por la vía aérea el ejecutivo de relaciones públicas será el último en abordar, hasta no localizar al invitado y conocer su situación, lo que en sí mismo genera tensión y pérdida del boleto. Si el viaje es en transporte rentado, la espera genera demoras en el programa de actividades pudiendo afectar inclusive las operaciones cotidianas de la planta a visitar.
2. Fotógrafos y camarógrafos desean tomas específicas.- Muchas empresas tienen políticas estrictas respecto a los accesos a ciertas áreas, sea por seguridad o por confidencialidad. Los reporteros gráficos requieren de tomas exclusivas que ilustren la visita conforme a los criterios editoriales de sus medios, y eventualmente pueden insistir en acercarse a zonas restringidas. La presión es para el ejecutivo de RP quien, por un lado, quisiera apoyar a los medios, pero por otro, debe cumplir y hacer cumplir las normas de la empresa.

Viajes al extranjero

Un viaje al extranjero puede presentar diversas situaciones por parte de los periodistas invitados generando inconvenientes y presiones en los ejecutivos de relaciones

públicas. Entre ellas se pueden mencionar las siguientes:

1. Pasaporte.- Eventualmente algún reportero confirmado puede percatarse al último momento que su pasaporte o visa están vencidos o a punto de ello, con la probabilidad de no ser aceptado en el país de destino. Empieza la presión para realizar los cambios respectivos en als reservaciones.
2. Escala en los Estados Unidos.- Si el trayecto tiene una escala en Estados Unidos y el periodista no tiene visa, tendrá que pasar el tiempo en una oficina de migración sin que el ejecutivo de relaciones públicas pueda hacer algo por él, salvo confiar en que llegará a tiempo al vuelo de conexión. Empieza la presión cuando el invitado no aparece a la hora de abordar.
3. Extravío del periodista.- Si por alguna razón el cliente decide enviar a los medios sin la presencia del ejecutivo de relaciones públicas, podría suceder que un reportero “se pierda” en la escala de conexión, ya sea porque fue retenido en migración sin acceso a teléfono, o porque se le fue el tiempo en la tienda, restaurante o bar. La situación genera gran tensión entre los ejecutivos de la agencia de RP, quienes tendrán que actuar vía telefónica considerando al cliente, los otros invitados y la familia del “desaparecido”.
4. Extravío de equipos.- En el destino es posible que algún periodista pierda o deje a bordo del transporte algún equipo (cámara, laptop, tablet, grabadora, etc.), de lo cual depende para realizar su trabajo. La presión empieza para el ejecutivo de relaciones públicas quien hará todo a su alcance para recuperar el equipo, con una afectación a la agenda de trabajo.

 

Todas estas son situaciones que se han presentado en la realidad y son sólo un ejemplo de por qué los medios podrían desesperar a los ejecutivos de las agencias de relaciones públicas.

En mayo del año pasado escribí sobre el trabajo de las agencias de relaciones públicas en el que expresé y ahora reitero: “Dennis L. Wilcox, autor del libro “Relaciones públicas: estrategias y tácticas” lo pone de esta manera: “los directores de periódico y redactores, por un lado, y los relacionistas públicos por otro, se necesitan mutuamente. Los medios de comunicación necesitan material e ideas procedentes de fuentes de relaciones públicas, y los especialistas en comunicación empresarial necesitan a los medios como lugar para exponer su material.”