LAS CONFERENCIAS DE PRENSA

¿“Se puede llamar "rueda de prensa" a un evento donde sólo llegan tres reporteros y se rellena el lugar con otros invitados?” La pregunta corresponde a un reciente tweet y mi respuesta personal es que ni es ético ni se le puede llamar así. Lamentablemente la ausencia de reporteros a una conferencias de prensa es algo que ocurre y es una de las cosas que pone en tensión a los ejecutivos de las agencias de relaciones públicas y genera desconcierto y disgusto a los clientes, especialmente cuando se le han dado otras expectativas de cobertura informativa. Su consecuencia es un esfuerzo adicional de la agencia para lograr la difusión masiva de la información. Cuando leí el tweet de Galu Comunicación, agencia de medios asentada en Cancún, Quintana Roo, no pude menos que recordar los angustiosos minutos de espera que muchas veces he tenido que enfrentar aguardando la asistencia de los medios a una conferencia de prensa, especialmente cuando sé que “hay nota” y que el o los voceros son atractivos para los medios. Ni qué decir cuando la conferencia se ha convocado más por un capricho carente de estrategia o porque se busca el lucimiento del vocero y el tema carece de posibilidades de convertirse en noticia. Como todo en el trabajo de relaciones públicas, una conferencia de prensa debe responder a una estrategia bien diseñada. Previo a su convocatoria, se deben haber considerado sus posibilidades de éxito, traducidas, más que en número de medios asistentes, en cantidad y calidad de la información difundida y la forma en que se transmitieron los mensajes clave que se comunicaron. La agencia pudo haber reunido a 20 medios (reales o “piratas”), pero el objetivo de comunicación no se cumple si sólo la mitad de ellos difunde la información y si no todos ellos transmitieron adecuadamente el mensaje central. De ese resultado, la mayoría de las veces, no son enteramente responsables ni la agencia de relaciones públicas, ni el vocero y tampoco el reportero. Hay que tener presente la incidencia de algunos factores:

• Los medios hoy día tienen espacios limitados y, además de escribir brevemente, la nota puede ser editada para dar cabida a más información.
• La mayoría de los medios cuentan con un número limitado de reporteros que son  asignados a diferentes fuentes y muchas veces no se dan abasto con el cúmulo de información y eventos.
• La información está en competencia contra mucha otra que puede significar una noticia más relevante por su impacto social, económico o político.
• Puede ocurrir una coyuntura que demande la atención de los medios de la misma fuente a la que se ha convocado para una conferencia de prensa, con lo que esta queda totalmente desairada.
• Especialmente en las grandes ciudades como el Distrito Federal pueden surgir eventualidades que impiden la circulación vehicular (accidentes, manifestaciones, bloqueos, inundaciones, fallas en el suministro de energía, etc.) que impiden la llegada de los reporteros.
• Dependiendo del caso, puede inclusive generarse un boicot a la conferencia de prensa por parte de algún competidor, una organización o grupo extremista o una entidad política que por alguna razón quieran evitar la comunicación de ciertos mensajes, por citar algunas posibilidades reales.

Considerando esos y otros factores ¿para qué el esfuerzo de convocar a una conferencia de prensa? Sin duda existen muchas razones para organizarla, pero me parece que las principales son:

• Para hacer llegar una información noticiosa, simultáneamente, a todos los públicos de interés.
• Para explicar ciertas materias complejas.
• Para ahorrar tiempo y disminuir en número las entrevistas individuales.
• Para evitar el favoritismo hacia algunos periodistas.

Una conferencia de prensa es una herramienta muy útil cuando se tiene algo especialmente importante que transmitir que repercute significativamente sobre el negocio del cliente o afecta de alguna manera a grandes núcleos de la sociedad. Puede tratarse lo mismo de establecer postura ante una situación controvertida o polémica, que anunciar un importante lanzamiento, una inauguración, una fusión, compra o venta, una quiebra, o bien, dar explicaciones públicas sobre algún tema o circunstancia crítica. Pero antes de decidir su realización es importante tener la respuesta a las siguientes preguntas básicas:

• Su realización ¿Apoya la estrategia de negocio y agrega valor al objetivo de comunicación de la empresa?
• ¿Se tiene claramente estructurado el mensaje que se desea transmitir (sencillo, claro y directo y sin demasiados datos que puedan confundir)?
• A través de la conferencia de prensa ¿realmente llegará el mensaje a los públicos que le interesan a la empresa? ¿Cómo se medirán los resultados.
• El vocero ¿tiene las habilidades necesarias para responder a preguntas inesperadas y fuera de
• contexto? ¿Sabe que la conferencia inicia desde que se coloca el primer micrófono () y acaba hasta que se retira el último reportero? (Para evitar el síndrome de los presidentes uruguayos: https://www.youtube.com/watch?v=n6kZCjwnslQ y https://www.youtube.com/watch?v=QuJzJadl1Nw).
• ¿Podría alguien replicar el mensaje central y en qué forma?
• ¿Cuáles serían sus implicaciones para la empresa y para el vocero?
• Si el tema de la conferencia se refiere a una información polémica y claramente focalizada en una región, con la conferencia de prensa ¿hay disponibilidad para asumir el riesgo de que la información se convierta en noticia nacional?
• · ¿Es la conferencia de prensa, el único medio para lograr aclarar o comunicar el mensaje que se quiere transmitir?

Hay ocasiones en que una información puede tener la suficiente carga noticiosa de interés general que amerita el esfuerzo –y sufrimiento de la agencia de RP- para una conferencia de prensa.
Lo vital es recordar que no toda información es digna de una conferencia de prensa y que no todo lo que es noticia para la empresa lo es para los medios. A fin de cuentas hay que recordar que una institución, pública o privada, tendrá algo que al periodista le interesa: información noticiosa y que a su vez, el reportero tiene un medio a través del cual se puede hacer llegar un mensaje a los públicos.