LA IMPUNTUALIDAD EN LAS RELACIONES PÚBLICAS

Una encuesta realizada el pasado mes de septiembre por Gabinete de Comunicación Estratégica revela que el 67.1 por ciento de los mexicanos somos impuntuales ya sea en el

trabajo, con los amigos o en la escuela. El 44.6 por ciento de los encuestados están dispuestos a esperar hasta 30 minutos, en tanto que el 33.1 por ciento sólo espera por 15 minutos, aunque hay quienes esperan hasta por una hora.

Aunque la mencionada encuesta no llega a detalle, quienes se dedican a la relación con medios de comunicación dan por descontado que muchos de los reporteros convocados a una conferencia de prensa o a una entrevista llegarán tarde a la cita. De hecho, tratándose de conferencias de prensa, es común que se cite hasta media hora antes del inicio, con la expectativa de iniciar a la hora programada con un buen porcentaje de asistencia, factor también conocido por los periodistas. 

Aun cuando hay temas, voceros y coyunturas que per se son garantía de noticia, la espera a los medios previo a una conferencia de prensa suelen ser momentos de tensión ante las expectativas de asistencia, especialmente cuando se trata de anuncios por parte de empresas de la iniciativa privada; las instituciones gubernamentales prácticamente tienen garantizada la asistencia más puntual de los reporteros de la fuente respectiva. 

Razones de la impuntualidad –y hasta la ausencia- a las

conferencias de prensa de muchos reporteros varían entre el tránsito en la ciudad, la lejanía del lugar de la cita o el traslape con otro evento de la misma fuente. En dado caso, siempre está el recurso del envío de un comunicado de prensa o la concertación de entrevistas post evento en corto y, de esta forma, difundir la información motivo de la conferencia de prensa. 

El problema se genera cuando quien llega tarde es: el personal que hará el montaje para la presentación, el vocero, o el ejecutivo de relaciones públicas responsable de la convocatoria y del evento.

DEPENDER DE TERCEROS

Recientemente organicé una conferencia de prensa en la ciudad de Monterrey, para lo cual la institución convocante contrató el salón de un hotel ubicado cerca de la mayoría de los medios de comunicación. Dos horas antes del evento visité el salón y encontré que aún no se había realizado el montaje: sillas apiladas, presídium a nivel de piso, sin mamparas con imagen institucional detrás del presídium, y sin sonido. Consideré que el tiempo era razonable para efectuar todos esos pendientes.

El problema fue que cuando empezaron a llegar los reporteros, aún faltaban muchos detalles, entre ellos, el sonido con micrófonos y el servicio de cafetería. Lo peor: me decían que no se había contratado sonido y no sabían si el hotel tenía alguno disponible. Con algo de suerte se pudieron solucionar todos los pendientes para empezar la conferencia de prensa sólo 15 minutos tarde cuando el panorama se veía peor.

Lo mismo puede llegar a fallar el sonido que el proyector o la computadora. Cuando se depende de terceros con quienes no hay una experiencia previa, es posible que surjan inconvenientes que pueden echar a perder una conferencia de prensa, dañando la imagen de la institución convocante, la del ejecutivo de relaciones públicas y la del sitio elegido para el evento.

CUANDO EL VOCERO LLEGA TARDE

En otras ocasiones puede suceder que quien llegue tarde a una conferencia de prensa sea el propio vocero. Es entonces cuando los reporteros ven “la paja en el ojo ajeno” y el ejecutivo de relaciones públicas tiene que ser lo suficientemente hábil para evitar una desbandada.

Esto puede suceder con cualquier sector, pero me parece que es más susceptible en el de los espectáculos y el deportivo. Tener que esperar a un artista o a una afamada modelo internacional, ya sea porque se les complicó la agenda, porque por su actividad se durmieron muy tarde o porque se toman tiempo de más en su arreglo personal, implica dar todo tipo de excusas y ofrecimientos para evitar que los reporteros abandonen la conferencia antes de que empiece, aunque también saben que podrían perderse de una buena información noticiosa.

En alguna ocasión organicé una conferencia de prensa con un afamado árbitro de fútbol que recién había anunciado su retiro de las canchas como tal. Las expectativas por saber sobre sus planes inmediatos despertó el interés de los reporteros deportivos que, en su mayoría, llegaron puntuales a la cita. El interés los mantuvo por alrededor de 30 minutos, pero a su llegada, el vocero fue recibido con gritos de “tarjeta roja”.

Algo similar sucedió en una conferencia de prensa ofrecida por una reconocida modelo checa que visitó nuestro país para un evento de responsabilidad social. No hubo “tarjeta roja” pero la oportunidad de tenerla en México logró contener a los reporteros.

Y ¿CUÁNDO EL DEMORADO ES EL RP?

Parece poco probable pero sucede. Es el caso en el que una agencia o un ejecutivo de relaciones públicas piensa “A mí no me puede pasar”.

La situación puede ir desde hacer el montaje del salón cuando ya empiezan a llegar los medios, pasando por llegar tarde con los materiales para la exposición, hasta definitivamente no llegar porque, ajustando la presentación, el ejecutivo de RP se develó y se quedó  profundamente dormido sin escuchar su despertador.

Dichas situaciones le han sucedido a publirrelacionistas que conozco y, en algunas de ellas me tocó enmendar las inesperadas deficiencias, no sin el enojo del cliente

respectivo. Quien se dedica a esta actividad siempre debe estar, él y/o sus colaboradores, mucho tiempo antes de que empiece la conferencia de prensa, precisamente para dar solución a las eventualidades que pueden surgir.

Esther Vargas, actual editora de Gestión de Redes del diario Perú21, publicó en alguna ocasión que “La puntualidad es un valor en extinción. Un periodista puntual demuestra respeto por su entrevistado, por su audiencia y por sus compañeros…”, pero no he encontrado alguna referencia, seguramente porque se da por descontado, respecto a la puntualidad de los ejecutivos de relaciones públicas o de relación con medios.

El Diccionario de la Real Academia de la Lengua define a la puntualidad como “Cuidado y diligencia en llegar a un lugar o partir de él a la hora convenida” y “Cuidado y diligencia en hacer las cosas a su debido tiempo”, definiciones que deben entrar en la filosofía y conducta de todos nosotros, pero especialmente de quienes nos dedicamos a la relaciones públicas, ya que somos y construimos imagen positiva. La impuntualidad es todo lo contrario.